Versenden von Rollout E-Mails
Rollouts bieten Ihnen die Möglichkeit, E-Mails mit Einladungen zu Exploodo Kursen an Ihre Benutzer zu verschicken. Sie können auch den Absender Namen und die Adresse dieser E-Mails anpassen, müssen allerdings einige Dinge bedenken.
Versand mit Exploodo
Prinzipiell erlaubt Exploodo keinen Versand von einer beliebigen E-Mail Adresse. Alle E-Mails, die von www.exploodo.com verschickt werden, müssen auch von der Absender Domain @exploodo.com kommen, ansonsten werden sie von Mailservern als Spam gekennzeichnet.
Die einfachste Art, den Absender trotzdem anzupassen, ist es, den vorderen Teil der Mailadresse zu ändern. Sie können zum Beispiel von ihre-firma@exploodo.com verschicken und so Ihre Benutzer wissen lassen, dass diese E-Mail vom Exploodo Account Ihrer Firma kommt.
Wir verschicken die Rollout E-Mails aufgeteilt auf mehreren Sendungen, um die Zuverlässigkeit der Übertragung sicherzustellen. So wird das Risiko von geblockten Mails durch Spam Filter minimiert und gleichzeitig die Last auf Mailserver reduziert. Je nachdem an wie viele Benutzer sie ausrollen kann der Rollout somit einige Tage in Anspruch nehmen.
| Tag | Anzahl gesendeter E-Mails |
|---|---|
| 1 | 100 |
| 2 | 200 |
| 3 | 1000 |
| 4 | 2000 |
| 5 | 10000 |
Beispiel: Sie schicken eine Kurseinladung an 1000 Benutzern. Am ersten Tag werden Mails an die ersten 100 Benutzer geschickt, am zweiten Tag an die nächsten 200 und am dritten Tag an die restlichen 700 Benutzer. Das System informiert Sie wie viele Mails bereits gesendet wurden, wann die nächste und wann die letzte Sendung abgearbeitet wird.
Versand mit Microsoft Outlook
Wenn Sie lieber von Ihrem Firmen-Mailserver aussenden und zusätzlich volle Kontrolle über Anpassungsmöglichkeiten für den E-Mail Text haben wollen, empfehlen wir Ihnen eine Liste mit Kurslinks herunterzuladen, und dann mit Microsoft Word Templating und Outlook zu versenden.
- Laden Sie unser E-Mail Template herunter und öffnen Sie es mit Microsoft Word.
- Wechseln Sie ins Tab "Sendungen", dort klicken Sie auf den Menüpunkt "Seriendruck starten" und wählen "E-Mail-Nachrichten".
- Für den nächsten Schritt benötigen Sie eine Benutzerliste vom Exploodo Rollout im .csv Format. Klicken Sie auf "Empfänger auswählen" im "Sendungen" Tab und wählen Sie "Vorhandene Liste verwenden". Im nachfolgenden Pop-up Fenster navigieren Sie zum Ordner mit Ihrer CSV Liste und wählen diese aus.
- Um sicher zu gehen, klicken Sie auf den Menüpunkt "Empfängerliste bearbeiten". Hier können Sie alle Empfänger nochmals überprüfen.
- Bevor Sie die E-Mails versenden haben Sie natürlich die Möglichkeit, den Template Text und die Formatierung frei nach Ihren Vorstellungen anzupassen:
- Bitte ersetzen Sie den Platzhalter [coursename] manuell durch den Namen des Kurses, den Sie ausrollen wollen.
- Unser Standard-Template enthält 2 sogenannte "Merge Fields", <<Name>> und <<Link>>, hierfür wird beim Versand dynamisch der Benutzername und der Exploodo Link aus der CSV Datei eingesetzt.
- Sie können auch zusätzliche "Merge Fields" hinzufügen, beispielsweise ein dynamisches "Herr" oder "Frau" vor dem Benutzernamen. Dafür müssen Sie dann allerdings eine neue Spalte in der CSV Datei ergänzen.
- Für eine E-Mail Vorschau und um die "Merge Fields" nochmals zu überprüfen, können Sie im Menü den Punkt "Vorschau Ergebnisse" wählen.
- Wenn Sie mit dem Ergebnis soweit zufrieden sind, wählen Sie "Fertig stellen und zusammenführen" und "E-Mail-Nachrichten senden..." aus. Im nachfolgenden Fenster müssen Sie nur noch die CSV Spalte "EMail_Adresse" als Empfänger Adresse wählen und den E-Mail Betreff angeben. Optional können Sie auch entscheiden, ob Sie alle Mails auf einmal oder lieber gestaffelt aussenden wollen. Bestätigen Sie mit "Ok" um den Versand zu starten.